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大学はIT入試(Word、Excel、IE、を利用した試験)で入学し、授業でも学び、教師の補助と言う形で生徒にも教えたりし、現在はネットショップことEC業界に10年以上従事している私がビジネス向け、とくにEC系ビジネスマンに教えたいエクセル関数を伝授します。
よく使うのは vlookup 関数と sumif 関数。
こういった関数を使えるようになるだけで かなり時短できます。
ではさっそく紹介していきましょう。
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唐突にツイートしていたのですが、そうなんです。
教えたい関数というのは冒頭でも触れましたが、vlookup 関数と sumif 関数。
上記ツイートで触れたように便利な関数は他にもたくさんありますが、今回は「vlookup 関数」と「sumif 関数」に焦点を合わせ、EC業界で使いそうな例を利用して説明します。
まずはvlookup関数の説明から。
「vlookup」(ブイ・ルックアップ)はExcel関数の1つで、表を縦方向に検索し、特定のデータに対応する値を取り出すことができます。
よくある例としては、「商品番号」から「商品名」や「販売価格」、「原価」等を取り出す使い方をします。
vlookup関数をマスターすれば、沢山あるデータを目視で探したり、何度も検索したりする手間が省けます。
知らないと損する、業務効率を格段にアップする秘訣ですね。
値を参照して取り出せるためとても便利ということもあり、Excel関数の中でもかなり人気の関数です。
vlookup(検索値, 範囲, 列番号, 検索の型)
引数は最初の3つがポイント。
まず、関数はを使うときは・・・慣れている人なら手で打ち込んでも良いけれど、はじめての方は「fx」を押して「vlookup」と検索しましょう。簡単な使い方も表示されます。
vlookup関数には4つの引数がありますが、ポイントとなるのは最初の3つ。
という感じ。
初めてvlookupを使ってみる!という方は、一度上記画像のようなテストデータを作ってみて、実際に使ってみよう。
vlookupが使えるようになったら、次はsumif 関数(サムイフ)だ!
vlookupもかなり使うけれど、数字を扱うようになるとsumif関数はもっと使います。
sumif関数には3つの引数があります。
vlookupとは入れる関数の順番が違う&条件が少なくなるけれど、
どの列で、どの値を検索して、合計したい列は?といった関数。
EC業界的には、
という形で言うとわかりやすいかな。
商品番号を基に合計するので、3.の「販売個数」の列を「販売金額」の列に変更することで、その商品番号の販売金額合計を計算できます。
sumif関数 で販売個数の合計が出せるし、販売総金額(合計金額)も出せます。
先程は商品番号をベースに検索しましたが、「カテゴリ」を軸に合計を出すこともできます。
となっています。
軸となる列とセルと、合計したい列を選択するだけ!
簡単なサンプルを作って実際に使ってみるとわかりやすいので、まだ使ったことない方は使ってみてください!
※勿論、マスタ用データと検索文字列は全く一緒でないと検索に引っかかりません。
※「ジャケット」と「ジャケツト」は違うよね、という感じです。関数を扱うにあたって、「同じもの」の条件がしっかりしているので要注意です。
もっと条件を追加したい場合は、 sumifs 関数(サムイフ エス)関数を使おう。
sumifs 関数になると、数式の書き方順が変わります!
=(合計範囲 , 検索範囲1 , 検索条件1 , 検索範囲2 , 検索条件2 , 以下検索範囲・検索条件を必要なだけ入力)
例えば、
=(販売合計範囲 , カテゴリ列 , カテゴリ同行セル , ブランド列 , ブランド同行セル)
とすると、ブランド別&カテゴリ別の販売合計金額を集計することができます。
Excel関数に慣れてきたら、sumifs関数も使ってみよう。
これだけ覚えておけばあとは応用!かなりの時短が測れるはず。
vlookup 関数 や sumif 関数 に慣れてきたら、sumifの応用 sumifs 関数も使ってみてください。
使えるようになるとかなり便利です。
また、left 関数 , right 関数 , mid 関数 も要所要所で使えます。
対象のセルの、左から何文字・右から何文字・指定したところから何文字、を抜き取る(抽出する)関数。
vlookup関数で商品番号(数字のみ)を検索する際は、value 関数も便利。
書式を指定して検索できるので、数値じゃない商品番号が出た時に利用できるようになります。
sku管理をしていて、skuから商品番号だけを抜いて検索する」といったことも、left 関数等を利用して可能になります。(商品番号の付け方がきちんとしていれば、だけれど)
応用編その2、関数の組み合わせ・・・と言ったところでしょうか。
またその辺は追々、反響が良さそうだったら書こうと思います。
簡単なExcel関数をマスターし、あなたも「会社にとって必須人員となれるExcelの人」「データ管理マスター」になろう!
いろんな業務で使えるので、ぜひ習得してみてください。
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