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スケジュール管理

ルイログ的「語り」新社会人や社会経験の少ない方々に向けて

どうも、R.U.I(@rui_bass)です。

私は普段自分のことをあまりさらけ出しません。

しかし今回は、自分の勤務している会社の新人さんに伝えたいなという気持ちから、全国の皆さんに伝わればと思い執筆しました。

スケジュール管理タスク管理をしっかりすることによって、仕事もプライベートも応用次第で幅広く充実させられる術をお伝えしているので、是非最後まで読んでみてください。

仕事とは

仕事とは、私的見解を簡単に述べさせていただくと、

プライベートを充実させるためのお金稼ぎ

だと思っています。

家族・家庭・趣味・友達・遊び、それらを充実させるためにお金を稼ぐ。

簡単に言うととなりますが、そういった見解を私は持っています。

一つの手段ですね。

でも、その一つの手段も、蓋を開けてみると中身はめっちゃ濃いものです。

会社

一般的な会社で言うと、

  • 得意分野の業務なのか
  • 不得意分野の業務なのか
  • スケジュール管理はきっちりできているか
  • タスク管理はきっちりできているか
  • 作業効率は妥当なものか
  • 人脈・人間関係は良好か
  • 問題が発生した時のフォローアップはしっかり出来る環境があるか
  • 自分の望む給与を手にしているか
  • 会社の求めるスキルを提供できているか

それぞれの会社毎に変わってくるところだろうけれど、書き出したらキリがないほどありますよね。

その中でも、私の得意分野でもある、

  • スケジュール管理
  • タスク管理

等にフォーカスを当てて伝えたいと思います。

新社会人の人や、社会経験のまだ少ない人に読んでもらいたい内容になっています。

自分がデスクワークなので、視点の偏りがあることをご了承ください。

スケジュール管理

スケジュール管理

スケジュール管理は社会人として、人間社会で生きていく上でもしっかり行わないといけないトコロだと思っています。

えば、友達と遊ぶ約束をしました。

それが1週間先、2週間先、1ヶ月先だったらなかなか覚えてられないですよね?

スケジュール帳やカレンダーにメモをとります。

そして、その日が近づいてきたら意識をします。

前日には準備をしたりもします。

これも一つのスケジュール管理です。

何もメモをとらず、挙げ句約束を忘れてしまったら、友達に怒られ呆れられるのは当然のこと。

人間社会で生きていく上で、というのはこういうところからきています。

スケジュール管理ツール

自分に合ったモノ・ツールを使うべき。

使いにくいなと思うものをずっと使っていても仕方がない。

人間、十人十色です。

意識的な問題もあるし、色々試してみてください。

手帳

アナログ派の人はこれだよね。

1年毎に買い換えるやつ。

100円均一でも売っています。

おしゃれなのだったりだと、LOFTやハンズにも売っています。

アナログ派の人は本当これが良いと思う。

ただ、その時はペンにも拘りたいトコロ。

間違って書いたり、予定日が変わることだってある。

そういうときのために、オススメはフリクションボールペン

これなら間違って書いたり予定変更があった場合も安心だね。

スマホ標準のカレンダー、又はサードパーティ製アプリ

デジタル派の人の候補として。

標準で入っているのでも十分だろうし、

サードパーティ製のアプリも色々出ているので、見栄えや機能で選んで良いかな。

アプリを選ぶのであれば色々試しましょう。

後述のGoogleカレンダーと連携できるものもあります。(標準のカレンダーでも)

Googleカレンダー

Google

私の利用しているのはコレ。Googleカレンダー

スマホ、デスクトップPC(Windows)、MacBook、全ての端末で見れます

 

  • Androidスマホでは標準アプリ「カレンダー」でGoogleカレンダーを表示させ、
  • MacBookではGoogleアカウントの紐づけで標準の「カレンダー」アプリにひも付き、
  • デスクトップPC(Windows)他ではブラウザでGoogleカレンダーにアクセス

という形で利用しています。

全ての端末でシームレスに連携するのが魅力。

プライベートも、会社でもGoogleカレンダーを利用しています。

個人的なスケジュールやタスク等、仕事であればルーティーンで対応するタスク等は確実に入れています。

また、この日にする、というようなものも忘れないように入れておきます。

毎日まずカレンダーを見る癖付けをしておけば忘れることもありません。

また、Slackを使っていればGoogleカレンダーとの連携もでき、その日のスケジュールを通知することもできて更に確認に余念がなくなります。

私の一押し。

タスク管理

タスク管理

タスク管理ツール

紙とペン

まずコレだよね。

アナログ派、デジタル派、どちらの人でも使うと思います。

私も基本デジタル派ですが、よく裏紙にペンでメモをとっています

仕事だとその日のタスクがルーティーン・大物・小物と沢山あるので、デジタルでは効率よく捌ききれないなと感じたところで裏紙にペンでタスクリストを毎日作るということをはじめました。

勿論、対応したタスクはチェックを入れて横線(取り消し線)を入れて完了とします。

直近のタスク(その日対応必要なもの)は、この方法が一番だと感じています。

iPad、スマホ等のメモ帳・リマインダー

デジタル派として、ちょっとしたメモとか、長期的に管理する場合はこの辺りも大いに活用できる。

あまりデジタル派ではないという人も使っている人は多いのではないだろうか?

iPhoneのメモ帳だと、iCloudを通じてMacと連携したりもできるようだし、OSを統一している人へ特におすすめしたい。

電子ペーパー

最近よく見るようになった電子ペーパー・電子メモ

書いてもボタン一つでALLクリアできる代物。

コラボ商品とかもあって、ファイナルファンタジーとのコラボでチョコボのやつが売っているのを見たこともあります。

可愛かった。

基本的にはシンプルなタイプが多いかな。

Gmail新デザインのGoogleToDoリスト

Gmail ToDoリスト

Gmailを使っていると、新デザインにするとToDoリストというものが現れると思う。

これを利用するのも有り。

仕事だと、Gmailは常に開いておき、横にGoogleタスクも見えているという形で利用できる。

完了したら完了で見えなくできるし、割と使えました。

タスク管理ツールのTrello

私は仕事でもプライベートでもTrelloを利用しています。

動作が良く、期限の設定やアーカイブがショートカットキー1つで行えるので使いやすい。

以前Trelloの紹介記事を書いたので是非見て欲しい。

ルイログ的タスク・スケジュール管理ツールの選択

管理ツールをいくつも使うと逆にややこしくなってしまうので、

Googleカレンダー・Trello・紙

の3つを選んでタスク・スケジュール管理をしています。

  • スケジュール、曜日・日付固定のルーティーンタスク:Googleカレンダー
  • 先に予定のあるタスク:Trello
  • 毎日のタスク、突発的タスク:裏紙

という感じに分けて利用しています。

このタスクはどっちに入れようと悩んだときは、どっちにも入れちゃったら良いです。

2箇所にあっても、煩わしさはあるかもしれませんが忘れることはありません。

忘れてしまうことが一番ダメだからね。

頭の中を整理する

スケジュールやタスクが溜まってくると、訳がわからなくなってしまうもの。

それをどうにか整理したいけど整理できない!

タスクが漏れてしまった!上司に怒られる!

そういったことを回避するためには、

頭の中を整理することが大事。とっても大事。

スケジュールを管理することも、タスクを管理することも大事。

でもその前に、頭の中を整理してから管理をして欲しい

その頭の中を整理するための手法を紹介します。

調べてみると本当色んな手法があるようですが、私が大学生の頃に学び、いいじゃん!と思って自分に落とし込んでいる方法を紹介します。

頭の中を全て書き出す「ブレインストーミング」

ブレインストーミング

聞いたことがない人もいるかもしれない。
とても効果的な手法です。

ブレインストーミング(brainstorming)とは、数名毎のチーム内で1つのテーマに対し
お互いに意見を出し合う事で沢山のアイディアを生産し問題の解決に結び付ける創造性開発技法の事をいいます。

ブレインストーミングの4原則
判断・結論を出さない(結論厳禁)
自由なアイデア抽出を制限するような、批判を含む判断・結論は慎む。判断・結論は、ブレインストーミングの次の段階にゆずる。ただし可能性を広く抽出するための質問や意見
ならば、その場で自由にぶつけ合う。たとえば「予算が足りない」と否定するのはこの段階では正しくないが、「予算が足りないがどう対応するのか」と可能性を広げる発言は歓迎される。
粗野な考えを歓迎する(自由奔放)
誰もが思いつきそうなアイデアよりも、奇抜な考え方やユニークで斬新なアイデアを重視する。新規性のある発明はたいてい最初は笑いものにされる事が多く、そういった提案こそを重視すること。
量を重視する(質より量)
様々な角度から、多くのアイデアを出す。一般的な考え方・アイデアはもちろん、一般的でなく新規性のある考え方・アイデアまであらゆる提案を歓迎する。
アイディアを結合し発展させる(結合改善)
別々のアイデアをくっつけたり一部を変化させたりすることで、新たなアイデアを生み出していく。他人の意見に便乗することが推奨される。
Wikipediaより

基本的なブレインストーミングはチームで行いますが、職場によってはなかなか実施しにくかったりする。

そして今紹介したいのはチーム単位よりももっと狭い、

一人ブレインストーミング」です。

何をするかを一言で言うと「頭の中を全て書きだせ!」です。

  • やりたいこと
  • やらなければいけないこと
  • 仕事のこと
  • プライベートのこと
  • 欲しいもの

何でも良い。全て書き出すのです。

そしてそれを分類ごとに整理し、期限を設けられるもの・設けられないものに分けたりします。

  • メモの分類分け
  • 整理とアイデアの発展
  • 再構築

全て書き出した後は、これが重要になってきます。

これをすることにより、頭の中が整理され、視覚化でき、管理しやすくなります。

書き出すだけなら紙とペンでも良いけれど、個人的にはPCでメモ帳ソフトとかの切り貼りできるツールがオススメ

一人プチブレインストーミング

一人ブレインストーミングについてはどういうものか理解していただけたでしょうか?

それを念頭に、もっとフォーカスを当てた手法。

仕事のことだけ、全て書き出す!

名付けて「一人プチブレインストーミング

これです。

仕事をする上で大切なこととして、皆これをするべきだと思っています。
やらなければいけないこと、やりたいこと、全て書き出すことによって、分類分けと整理ができます。

頭も整理できてスッキリ。

その後、スケジュールやタスクリストに落とし込む。

そうすることによってうまく業務を回せるようになっていきます。

ここで、うまくまわらない程の業務量を抱えている場合は要注意。

問題外となるので、上司に相談しましょう。

ここまでやって、スケジュールにも落とし込んで、これは無茶だと感じる。

そこまできっちり整理した上で無茶だと言う結果が出ていることを論理的に説明しましょう。

しっかり説明ができた上で足蹴にされる場合は、別の上司やそれよりも上の上司に相談しましょう。

八方塞がりになってしまったときは、そんな職場やめちゃえ。

極論かもしれませんが、あなたのいるべき職場じゃありません。

もっと良いところがあります。

マインドマップ

マインドマップ

これは聞いたことがある人も多いんじゃないかな?

施行の整理にはマインドマップを描くのもオススメです。

マインドマップは、学んだ頃にしか描いていなかったけれど、おすすめできる程のものだと思っています。

今はマインドマップを描く用のツールやアプリも出ているしね。

簡易的なのとかならiPad+Apple Pencilで描くのも有り。手軽にできそう。

マインドマップはトニー・ブザン(Tony Buzan)が提唱した思考・発想法の一つ。頭の中で起こっていることを目に見えるようにした思考ツールのこと。
Wikipediaより

まとめ

新社会人の人や、社会経験のまだ少ない人に読んで欲しい記事として執筆しました。

自分の務める会社の若手の子に読んでもらいたいなというイメージで。笑

  • スケジュール管理
  • タスク管理
  • 頭の中を整理する

人間社会を生きていく上で大切なことだと思っているので、あれどんなだっけ?とか、忘れたらいつでも読み返してくださいね!